«    2007    »
январь
февраль
март
апрель
май
июнь




02 июля 2007

Как закрыть баланс за неделю

Одно из основных требований, которое Компания выдвигает к отчетности - своевременность ее представления. Для ускорения этого процесса на большинстве предприятий, входящих в Группу компаний «Интегра», был внедрен проект «Быстрое закрытие бухгалтерского периода на шестой рабочий день».
Его целью было получение своевременных и точных данных о результатах финансово-хозяйственной деятельности. По мнению руководства компании, проект повысил эффективность управленческих решений, как на уровне отдельных предприятий, так и на уровне группы в целом.
Комментирует АЛЕКСЕЙ УРУСОВ, заместитель главного финансового директора Группы «Интегра»:
«На советских предприятиях бухгалтерия закрывала месяц лишь по его прошествии. Фактически в конце февраля руководство узнавало о том, что происходило в январе. Наше нововведение позволяет получать всю бухгалтерскую отчетность на шестой рабочий день по окончанию месяца. Получение финансовой информации в более ранние сроки позволяет менеджменту принимать оперативные управленческие решения».
 Подбить баланс
До внедрения проекта закрытие бухгалтерского периода на предприятиях группы происходило в среднем на 14-16 рабочий день месяца следующего за отчётным. Регламентация внутреннего и внешнего документооборота, равно как и механизма контроля сроков предоставления первичных документов в бухгалтерию, практически отсутствовала. Из-за отсутствия планирования нагрузка в течение месяца была неравномерной. Работа по обработке первичных документов приходилась на конец отчетного или начало следующего месяца. В качестве основных целей преобразований были выделены:
·  сокращение сроков предоставления бухгалтерской отчетности;
·  унификация бухгалтерского и налогового учета (путем внедрения Единого плана счетов, единой методологии учета, то есть Корпоративных учётных принципов и Единой учётной бухгалтерской системы (в конфигурации 1С 7.7.)
 Рассказывает АЛЕКСЕЙ УРУСОВ:
«Мы приняли решение о реформировании бухгалтерского учета на всех предприятиях группы «Интегра». Акционеры компании четко осознавали, что для принятия управленческих решений необходима качественная и своевременная отчетность. Ситуация осложнялась ускоренными темпами развития. Месячный оборот группы с января 2006 года до начала 2007 года увеличился в 10 раз, в настоящий момент годовой оборот по уже заключенным контрактам прогнозируется на уровне свыше $950 млн. в 2007 году, за счет активных слияний и поглощений. Как следствие, проект все более усложнялся».
С января 2006 года началась реализация проекта реформ. Основными элементами проекта реформирования бухгалтерского учета стали:
быстрое закрытие бухгалтерского периода на 6 рабочий день; единый план счетов (ЕПС) и корпоративные учетные принципы (КУП); единая учетная система (ЕУС) с ЕПС и методологией КУП. 
Делится опытом АНТОН ВАСИЛЬЕВ, директор департамента реинжиниринга бизнеса и систем контроля группы «Интегра»:
В рамках реформы компания полностью упорядочила процедуры отражения хозяйственных операций по российским стандартам. Были разработаны и введены в действие Корпоративные учётные принципы (КУПы) 1) КУПы по бухгалтерскому учёту 2) КУПы по налоговому учёту 3) КУПы по разницам между РСБУ и МСФО, так же были разработаны единые форматы Учётных политик предприятий по бухгалтерскому учёту и Учётных политик по налоговому учёту. Таким образом, российские предприятия Группы «Интегра» используя КУПы и специализированные форматы, уже до 30 марта 2007 г. разработали, утвердили и ввели в действие стандартизированные Учётные политики по бухгалтерскому и налоговому учёту на 2007 год:
В КУП были отражены не только единые для предприятий Группы методы учета (порядок начисления амортизации основных средств, способ списания МПЗ, порядок начисления резервов и т.д.), но и сложные случаи учета, с которыми бухгалтера сталкиваются в своей ежедневной работе (учет операций по аренде и лизингу, учет спецоснастки, спецодежды, учет финансовых вложений, учет налоговых разниц по ПБУ-18 и т.д.). В Учетных политиках предприятий теперь отражены не только единые принципы учета, но также закреплены и прочие требования, которые предъявляются законодательством по бухгалтерскому учету и которые отсутствовали раньше в учетных политиках большинства предприятий, такие как формы неунифицированных первичных документов, график документооборота, порядок и сроки проведения инвентаризации и т.д. На всех предприятиях Группы была выстроена новая система взаимоотношений с контрагентами. Главное нововведение - во всех договорах, заключаемых предприятиями «Интегры», появился пункт об ускоренных сроках предоставления первичных документов, то есть бумаги от контрагентов начали получать не в конце второй декады месяца следующего за отчётным, а от 1 до 4-го рабочего дня. Ускорение документооборота нелегко далось проектной команде. Сложнее всего было договориться с государственными предприятиями и естественными монополиями (энергетики, железная дорога, коммунальщики и т.п.), но даже с ними удалось найти общий язык.
В тоже время «Интегра» предусмотрела в Единой учётной системе (1С 7.7.) контур начисления (accruals) и внедрила на предприятиях соответствующие Регламентирующие документы. Система начислений включает в себя признание затрат в тот момент, когда они были понесены. Преимущество использования начислений – это отражение расходов на 6-ой рабочий день (даже при отсутствии первичных документов от контрагента) и таким образом корректный расчет финансового результата.
 Поставить на поток
Составлять отчетность в едином формате помогла автоматизация бухгалтерского учета. В качестве основы была выбрана программа «1С: Предприятие 7.7». «Интегра» осознанно отказалась от восьмой версии программы, отдав предпочтение проверенной и испытанной на практике платформе и конфигурации.
 Поясняет АЛЕКСЕЙ УРУСОВ:
«Программа «1С» - весьма неплохое подспорье для бизнеса. Но мы посчитали, что не доросли до новой версии (8.0). Кроме того, решили посмотреть, как она будет работать на других предприятиях. В результате, не желая рисковать, мы отдали предпочтение проверенному варианту (1С 7.7), доработали его и адаптировали под наши нужды. Что-то более мощное даже не рассматривали – Компания была не готова тратить десятки миллионов долларов на проект по внедрению, например SAP R/3. «Интегре» реформа Единой учётной системы 1С 7.7. обошлась менее чем $2 млн.».
Теперь первоочередная задача при покупке новых компаний - постановка Единой учетной системы, в которую уже заложены так же ЕПС и методология КУП. Для адаптации и внедрения программы «1С» была привлечена компания «Инфотэкс». После реализации проекта в ее рамках была создана единая Служба сопровождения ЕУС, которая при необходимости оказывает консультации бухгалтерам группы. Параллельно проводилось обучение бухгалтеров навыкам работы с новой версией Единой программы.
 Размышляет АНТОН ВАСИЛЬЕВ:
«Что касается новых приобретённых «Интегрой» в этом году предприятий, то разбивать бухгалтерский период в середине года и внедрять хоть и хорошую Единую учётную систему было бы нецелесообразно. Кроме того, государство запрещает вносить изменения в учетную политику в течение года без особых обусловленных изменением законодательства причин. Потому процесс внедрения Единой учётной системы в новых компаниях был отложен до конца года, а вот для внедрения Быстрого закрытия на 6 рабочий день, любое время года в самый раз. Ведь этот проект касается в основном наведения порядка в документообороте предприятий, а этот процесс, как и «новую жизнь» можно начинать хоть с очередного понедельника». Теперь быстрое закрытие бухгалтерского периода полностью реализовано на 44 предприятиях. В 2007 году механизм быстрого закрытия будет внедрен еще в 11 новых компаниях Группы.
Все в КУПе и ЕПС-е
Второй модуль – Единый План Счетов и Корпоративные учётные принципы - был разработан в Январе 2007 года. Из-за большого числа предприятий, входящих в Группу, необходимо было обеспечить сопоставимость методов ведения бухгалтерского учета и унифицировать справочники. Для достижения этих целей уже 1 февраля 2007 года КУПы и ЕПС были утверждены на всех предприятиях.
 Делится мнением АЛЕКСЕЙ УРУСОВ:
«Существуют разные подходы к классификации выручки и затрат. Один бухгалтер к затратам на персонал отнесет только заработную плату, другой - включит расходы на обучение сотрудников, премии, льготы и т.п.. Даже на такой простой вопрос как «расходы на персонал» невозможно получить однозначный ответ без Единого плана счетов и Корпоративных учетных принципов. Потому в «Интегре» была проведена значительная работа по унификации справочников».
 «Интегра» упорядочила счета не только первого порядка, но также и субсчета. Причем необходимо было учесть потребности в аналитике как машиностроительных предприятий, так и нефтесервисных. Все они объединены в Корпоративные учетные принципы, в которых закреплены общий порядок учета для каждого Бизнес-направления, будь это Нефтесервисы или Машиностроение. Созданная таким образом единая методология учета состоит из:
корпоративных учетных принципов по РСБУ; корпоративных учетных принципов по налоговому учету; корпоративных учетных принципов, отражающих расхождения между РСБУ и МСФО. На их основе компаниями была разработана и утверждена Учетная политика предприятий на 2007 год.
 Констатирует АЛЕКСЕЙ УРУСОВ:
«Таким образом, мы сделали «конституцию» для бухгалтеров. Когда кто-то сомневается в том, как правильно вести учет по лизингу, ему необходимо открыть соответствующий раздел корпоративных учетных принципов, где указан утвержденный вариант».
 Для создания Единого плана счетов и Корпоративных учетных принципов компания привлекала специалистов их компании Eаrnst & Young. На этом сотрудничество не закончилось: дважды в год аудиторы проверяют Корпоративные учетные принципы на соответствие изменяющемуся законодательству. В итоге, в рамках второго этапа проекта удалось достичь:
Стандартизации учетных политик, что обеспечивает сопоставимость данных каждого предприятия; Унификации справочников в рамках разработки Единого Плана счетов; Адаптации Корпоративных учетных принципов под каждый вид деятельности предприятий. 
 Командная игра
Для контроля реализации проекта в управляющей компании был использован проектный подход. Во главе проекта стоял Управляющий комитет, в состав которого вошли заместитель главного финансового директора и вице-президенты по финансовому контролю от каждого бизнес направления. Проектную команду возглавил Директор департамента реинжиниринга бизнес процессов и систем контроля (Антон Васильев). В проектную группу входили профессионалы с практическим опытом бухгалтерской работы. Таким образом, Компания создала «связующее звено» между подрядчиками и главными бухгалтерами.
 Рассказывает АНТОН ВАСИЛЬЕВ:
«Например, двумя основными корпоративными  методологами по проекту были менеджеры по учёту и отчётности, обладавшие опытом работы региональными руководителями бухгалтерских служб, в которых уже действовали элементы системы, запускающейся в «Интегре». У них отсутствовали сложности в коммуникации с коллегами, с главными бухгалтерами, а это огромный плюс. Самая большая проблема, с которой довелось столкнуться в процессе реализации проекта – это сопротивление среды».
Задача проектной команды заключалось не столько в контроле над процессом, но главным образом в активном участии в разработке ЕУС, КУП, тестировании ЕУС и взаимодействии с бухгалтерами в регионах. В помощь проектной команде были организованы оперативные комитеты, состоящие из трех блоков: нефтесервисов, машиностроения и управляющих компаний.
 Резюмирует АЛЕКСЕЙ УРУСОВ:
 «Проект был осуществлен благодаря неимоверным усилиям со стороны проектных команд как со стороны Корпоративного центра, так и безусловно каждого регионального предприятия. В пиковый момент Единая Учетная Система запускалась на 31 предприятии, усилий со стороны подрядчиков было недостаточно. Многое приходилось делать собственными силами, но коллеги выдержали и дали в рекордные сроки качественный результант по всем этапам проекта.
Особенно сложный период пришелся на конец года, когда проходил процесс тестирования обновленной программы «1С». Сначала программа тестировалась в рамках управляющей компании, затем каскадировалась «в регионы».
Теперь все документы заносятся в Единую учётную систему в единой методологии бухгалтерами  предприятий, отчётный период закрывается быстро на 6 рабочий день, а на 7й - бухгалтерские данные реплицируются и уже доступны сотрудникам в головном офисе. При необходимости изменения программы (ЕУС), обновления происходят централизованно, одновременной рассылкой на все предприятия из Службы сопровождения ЕУС.
Основные последствия проведенной реформы - повышение управляемости и прозрачности финансово-хозяйственной деятельности компании. В перспективах «Интегры» реализация проекта на новых приобретённых предприятиях Группы.